הרושם הראשוני הוא קריטי, גם כשנפגשים מרחוק!
בין אם אתם פוגשים עובד חדש בפעם הראשונה, מקיימים שיחת מכירה או מציגים את עצמכם בפני צוות, לרושם הראשוני יש השפעה מכרעת. זה נכון במיוחד בתהליך קליטת עובדים חדשים, במיוחד כשלוקחים בחשבון שכ-30% מתחלופת העובדים מתרחשת בשלושת חודשי העבודה הראשונים, על פי דו"ח (Job Seeker Nation לשנת 2022 של Jobvite)
חווית קליטה מוצלחת יכולה להגדיל משמעותית את הסיכויים שעובד חדש יהפוך לחבר נאמן ופרודוקטיבי בצוות. בעבר, אולי יכולתם להסתמך על "תרבות המשרד" – חטיפים בחינם, צוות אופטימי וסביבה מזמינה – כדי לתרום לתחושה חיובית
העולם השתנה, ותהליך הקליטה חייב להשתנות איתו!
היום, עם עלייתם של ארגונים המעסיקים עובדים מרחוק, התהליך ולא המיקום הוא הגורם המכריע שישפיע על אותם 90 הימים הראשונים. במאמר הקרוב נחקור כמה מהפרקטיקות הטובות ביותר לניהול מוצלח של קליטת עובדים מרחוק כך שתוכלו לוודא שהעובדים החדשים יגיעו ליום ה-91 (ואף מעבר).
לשבור את תבניות העבר: סביבות למידה גמישות
עולם העבודה משתנה, וסביבות למידה גמישות הופכות לנורמה. במקום שהעובדים יגיעו אליכם להכשרות, אתם מביאים את ההכשרה אליהם. זה אומר שאתם לא שולטים יותר בסביבת הלמידה לכן:
✦ הבינו את הסביבה של העובדים: האם יש להם ילדים בבית? האם הם עובדים מחלל משותף? אילו הסחות דעת צפויות להם? גלו אמפתיה והתאמצו להתאים את תוכניות ההכשרה לצרכים האישיים שלהם.
✦ היו גמישים עם לוח הזמנים: אל תצפו מהעובדים שיהיו זמינים מ-9 עד 5 בלי הפרעות. ספקו להם לוח זמנים מראש והדגישו את הזמנים שבהם נדרשת תשומת לב מיוחדת. השתדלו להיות גמישים עם שינויים ותקלות בלתי צפויות.
✦ הגדירו ציפיות ברורות: הבהירו מה מצופה מהעובדים במהלך ההכשרה, הן מבחינת הלמידה והן מבחינת ההתנהלות. היו פתוחים לתקשורת ושאלות, וודאו שכולם מרגישים בנוח לפנות אליכם.
✦ השתמשו בטכנולוגיה לטובתכם: ישנן פלטפורמות למידה מקוונות רבות שיכולות לעזור לכם להעביר את ההכשרה בצורה יעילה גם מרחוק. נצלו את הכלים הללו כדי ליצור חווית למידה אינטראקטיבית ומושכת.
✦ בנו קהילה: גם אם העובדים לא נמצאים באותו מקום פיזי, חשוב ליצור תחושת קהילה. עודדו אינטראקציות בין העובדים, ערכו מפגשים מקוונים, ותנו להם הזדמנויות להכיר זה את זה.
למידה שלא לפי הספר: פורמטים שונים של למידה
שכחו מהשיעורים המשעממים! עובדים לומדים בדרכים שונות, ויש לאפשר להם לבחור את המסלול המתאים להם.
✦ למידה בקצב אישי: מערכת ניהול למידה (LMS) או פלטפורמת הדרכה וירטואלית מאפשרות לכל עובד ללמוד בזמן ובמקום הנוחים לו.
✦ אינטראקציה אנושית: שילוב של הדרכה אישית ממנטור או חבר ותיק בצוות ימנע מהעובדים החדשים להרגיש אבודים ויעזור בדיקות יומיות ותמיכה יכול לתת להם את ההזדמנות להתחבר לחברי הצוות שלהם ולפתח תחושת שייכות לארגון.
✦ למידה דרך עשייה: למידה מבוססת פעילות בו העובד מבצע משימות בסיסיות במהלך ההכשרה מספקת אמצעי יעיל להערכת התקדמות העובדים באופן לא פורמלי ומתן משוב.
✦ חיסכון בזמן: שילוב של למידה עצמית והדרכה אישית יאפשר למנהלים להתמקד במשימות אחרות.
העצמת עובדים באמצעות הערכת עצמית ומעקב התקדמות
דמיינו עובד חדש במשרד. אתם נכנסים מדי פעם לחדר שלו, נותנים לו משוב קצר על עבודתו, מציעים עצות לא פורמליות ועונים על שאלות. כך, באופן טבעי, אתם עוקבים אחר התקדמותו ומסייעים לו להשתלב בצוות. לעובדים שעובדים מרחוק, קשה יותר ליהנות מאינטראקציות אקראיות אלו. לכן, חשוב לתכנן מראש נקודות ביקורת ייעודיות למתן משוב.
הענקת כלים לעובדים להעריך את עצמם ולעקוב אחר התקדמותם מעניקה להם תחושת שליטה על פיתוחם האישי והצמיחה המקצועית שלהם. במקום עבודה מסורתי, עובדים עשויים להשוות את התקדמותם לזו של עמיתיהם על ידי התבוננות בעבודתם, האזנה לשיחות או צפייה באינטראקציות שלהם. עם זאת, עבור עובדים מרוחקים, השוואה כזו קשה יותר.
כדי להתגבר על אתגר זה, ניתן לספק לעובדים מרוחקים נקודות ייחוס ברורות, הכוללות:
✦ זמני השלמה משוערים עבור משימות שונות.
✦ רובריקה להערכת יכולות המפרטת את הכישורים הנדרשים לכל רמת ביצוע.
✦ כלים אלו יעזרו לעובדים העובדים מרחוק:
1. להבין את הציפיות מהם.
2. להעריך את התקדמותם באופן אובייקטיבי.
3. לזהות תחומים בהם הם צריכים שיפור.
4. לקחת אחריות על פיתוחם המקצועי.
עבודה מהבית מה איתה?
עובדים מהבית נהנים מגמישות רבה, אך גם מתמודדים עם אתגרים ייחודיים. אין להם את היתרון של "קפיצה קצרה" למטה כדי לאסוף ציוד, והם תלויים יותר בחיבור אינטרנט יציב. סביבות העבודה שלהם מגוונות, ולכן חשוב לקבוע נהלים ברורים שתומכים בכל מצב.
✦ הכינו מדריך קליטה לעובדים חדשים: ודאו שהם יודעים כיצד להתמודד עם הפסקות אינטרנט, הפסקות חשמל או אירועים בלתי צפויים אחרים שיכולים להשפיע על העבודה. שלחו את המדריך מראש: יחד עם הוראות התקנת ציוד והתחברות לרשת.
✦ השתמשו בשפה ידידותית: ודאו שהמדריך קל להבנה ונגיש לכולם. קחו בחשבון את שפת האם של העובדים: במידת האפשר, אפשרו להם ללמוד בשפת האם שלהם.
עובדים מרחוק הם לא עתיד העבודה, הם ההווה שלה. קליטה מוצלחת שלהם דורשת גישה חדשה שתתן להם את הכלים והתמיכה הדרושים כדי להצליח. על ידי יצירת חווית למידה גמישה, בניית קהילה ומתן אוטונומיה, תוכלו להפוך את 90 הימים הראשונים שלהם להצלחה, להגביר את שביעות רצונם ולשמור על כוח אדם מוכשר לאורך זמן. זכרו, עולם העבודה השתנה, הגיע הזמן גם לתהליכי הקליטה להשתנות!