הצ'קליסט המלא לאונבורדינג מעולה: להפוך עובדים חדשים לחברי צוות משמעותיים!
נטע צ'יפרוט בליץ
שלב הגיוס הסתיים, מכתב ההצעה נחתם והעובד/ת החדשים שלכם מוכנים להתחיל. עכשיו מגיע הרגע המכריע שיעצב את עתידם בארגון: אונבורדינג. התהליך המורכב של היכרות והתאקלמות הוא המקום בו המחויבות העסקית שלכם פוגשת את הציפייה הנלהבת של העובד החדש.
ובדיוק בגלל זה, אנחנו מצרפים כאן צ'קליסט מקיף לתהליך האונבורדינג. הוא יכול לשמש אתכם כמתווה אסטרטגי לשילוב העובדים החדשים הן מבחינה תרבותית והן מבחינה תפעולית.
החשיבות של אונבורדינג: יותר מסתם פורמליות
תהליך האונבורדינג הוא הרושם הראשון של העובד על הארגון, והוא יקבע את הטון למשך תקופת העסקתם. התעלמות משלב זה עלולה להוביל להתחלה לא טובה ומכך לשיעורי נטישה גבוהים. תופתעו לגלות שעסקים רבים מאוד לא יצרו לעצמם תהליך מובנה של אונבורדינג.
תהליך אפקטיבי יוצר מעורבות ומהווה הכרח עסקי שיכול להוביל לפרודוקטיביות מהירה ונאמנות ארוכת טווח.
הכנה מוקדמת: (פרה- בורדינג) הנחת היסודות להתחלה ברגל ימין
ישנם כמה דברים שאפשר לעשות עוד לפני היום הראשון של העובד או העובדת, כדי להקל קצת על המעבר.
תקשורת היא המפתח
פנייה מראש: ספקו פרטים על ההגעה, התמצאות במשרד, חניה וכל פרט טכני חשוב.
היכרות עם הצוות: חברו אותם מראש עם הצוות החדש ואנשי מפתח. (ובמקביל, הכינו גם את הצוות)
איך אפשר לעשות את זה?
✦ ניתן לעשות היכרות עם הצוות במעמד חתימת החוזה או ראיונות עבודה מתקדמים
✦ צירוף לקבוצת הוואטסאפ המחלקתית
✦ הכנת הצוות לעובד החדש ורתימה שלהם לתהליך האונבורדינג בשלבים שונים
הכנת הבמה
✦ הכנת מקום העבודה: ודאו שמקום העבודה מוכן מראש כבר ליום הראשון. גם ככה להגיע למקום חדש זה קשה, אז תארו לעצמכם את הקושי והבלבול שמתווספים עם ישיבה במקומות ארעיים בימים הראשונים.
✦ גישה לרשת ותוכנה: העניקו גישה למערכות ולתוכנות הנדרשות, אפילו מראש. נכון, לפעמים זה מאוד קשה לדאוג לכך מראש אבל יש לכך חשיבות רבה. אם בכל זאת אין אפשרות, דאגו לקצר את הזמן באופן משמעותי וכן לספק לעובד אלטרנטיבות בזמן הזה.
חברה
✦ הקצאת מנטור או חבר: זה יכול לעזור לעובדים החדשים להתמצא יותר בקלות בצוות, במחלקה ובתרבות הארגונית בכלל.
כל הדברים האלה רלוונטים עוד לפני שהעובדים החדשים בכלל הגיעו! הקפידו לבצע את כל השלבים וכבר תתרמו רבות להתחלה חלקה ונעימה.
עיקרי היום הראשון: קבלת פנים חמה להצלחה עתידית
היום הראשון תמיד מאתגר ויכול להיות מאוד עמוס מנטלית. הנה כמה דרכים להקל על החוויה ולהפוך אותה לקצת יותר חלקה ונעימה:
ברוכים הבאים! ומה עכשיו?
✅ הודעת ברכה: ברכה והיכרות עם מנהלים בדרגים שונים (ראש צוות, מנהל מחלקה, סמנכ"ל)
✅ לוח זמנים מותאם אישית: ספקו לעובדים לוח זמנים מותאם לאוריינטציה, שידעו למה לצפות בימים הראשונים.
סיור בחברה
✅ היכרות עם הארגון: גם היכרות פיזית עם המשרד על כל חלקיו וגם עם המבנה הארגוני.
✅ לוגיסטיקה: הסבירו פרטים לוגיסטיים חשובים (כמו שעות עבודה, ימי עבודה מהבית וכו')
הכרת הצוות
✅ פגישות מפתח: תאמו מראש היכרות עם בעלי עניין מרכזיים וחברי צוות.
✅ שילוב חברתי: ארגנו ארוחת צהריים, או הפסקת קפה כדי להתחיל לבנות קשרים.
הכשרה ופיתוח: השקעה בצמיחה
אונבורדינג וכניסה לתפקיד אפקטיביים, כוללים גם הזדמנויות ללמידה:
מסלולי למידה מותאמים אישית
✦ הכשרה לתפקיד: צרו מסלול למידה עם הכשרה מעשית וחניכה מותאמת לתפקיד הספציפי.
✦ למידה דיגיטלית: השתמשו בפלטפורמות למידה מגוונות לחוויות למידה חיובית ואפקטיבית.
טיפוח כישורים
✦ פיתוח קריירה: שוחחו כבר מההתחלה על מסלולי קריירה והזדמנויות פיתוח מקצועיות.
✦ ציפיות ביצועים: חשוב מאוד! הסבירו את תהליך הערכת הביצועים.
משוב ומעקב: שמירה על תקשורת פתוחה
חלק בלתי נפרד מתהליך האונבורדינג הוא תהליך משוב מתמשך עם העובד החדש (בשלב ההתחלתי, ובכלל)
משוב פרו-אקטיבי
✦ ביקורות ביצועים: הסבירו את היעדים, תהליך הערכת הביצועים ולוחות הזמנים
✦ פגישות סדירות: הוסיפו בלו"ז פגישות מוגדרות למשוב הדדי
✦ מדיניות דלת פתוחה: חשוב מאוד! עודדו את העובדים החדשים לשתף בחששות שלהם ובמשוב שלהם באופן מיידי כדי להבטיח טיפול מהיר ויעיל
איך פלטפורמת למידה דיגיטלית יכולה לשפר את ההטמעה
שילוב של כל מרכיבי הצ'קליסט עם פלטפורמה ללמידה דיגיטלית יכול לשפר משמעותית את התהליך.
איך זה קורה?
✔️ למידה דינמית: השתמשו בסרטונים, חידונים ומודולים אינטראקטיביים כדי להפוך את הלמידה למהנה.
✔️ הטמעה מותאמת: התאימו את חווית הלמידה לתפקיד הספציפי.
✔️ למידה גמישה: אפשרו לעובדים ללמוד בזמנם החופשי.
✔️ מעקב התקדמות: עקבו אחר תהליך הלמידה כדי לוודא ששום דבר לא מתפספס.
✔️ מסר אחיד: ודאו שכל העובדים מקבלים את אותו מידע
✔️ העדפות למידה: השתמשו בפורמטים שונים כדי להתאים לסגנונות למידה מגוונים
✔️ גמישות מיקום: במידה ואתם עובדים באופן היברידי, אפשרו למידה מכל מקום ובקצב אישי
✔️ שיפור מתמיד: השתמשו בכלים מובנים לאיסוף משוב ולשיפור תהליך ההטמעה
לסיכום
תהליך אונבורדינג הוא יותר מאשר אירוע; זו פילוסופיה שצריכה לחלחל לכל גישת הארגון הן כלפי עובדים חדשים והן כלפי עובדים ותיקים.
הצ'קליסט המפורט כאן הוא לא אוסף משימות. הוא משקף את תרבות החברה שלכם, שנועדה לטפח תחושת שייכות מהיום הראשון.
השקעה שלכם בתהליך אונבורדינג, תשתלם לכם בעובדים מחויבים, מוכשרים היטב וחלק בלתי נפרד מהצוות ומהארגון.
צירפנו לכם מסמך עם הצ'קליסט המלא לאונבורדינג מוצלח לשימושכם האישי!